Preguntas Frecuentes

¿Cómo puedo certificar mi empresa en BPM?

Las empresas no se certifican en BPM, sólo los profesionales, para quienes existen dos tipos de certificaciones: la certificación CBPP otorgada por la ABPMP (Asociación de Profesionales de BPM) y la certificación OCEB, otorgada por la OMG (Object Management Group).

En cuanto a las empresas, si se desea obtener algún tipo de certificación que acredite el nivel de madurez, capacidad, y/o utilización de buenas prácticas, es factible hacerlo a través del modelo CMMI o de los estándares ISO. Un proyecto de Gestión de Procesos de Negocio (BPM) le ayudará a encontrar dentro del concepto de Multimodelo los enfoques más apropiados para su empresa.

¿Qué herramienta BPMS es mejor para mi Proyecto de BPM?

En general, los distintos proveedores de Suites de BPM (BPMS) le dirán que su producto es el mejor y que tiene todo lo necesario para automatizar su flujo de trabajo y para administrar y gobernar sus procesos. Sin embargo debemos entender es que no todas las herramientas sirven para todos los propósitos, y muchas veces un BPMS muy sofisticado podría estar sobredimensionado para su organización y resultar innecesariamente costoso, así como uno más básico podría carecer o ser débil en alguna función que podría ser relevante para las características de su negocio. Por lo mismo es necesario tener en primer lugar claros los procesos con los que el BPMS va a interactuar y clasificarlos según distintos criterios como la complejidad de las reglas de negocio, las interacciones humanas y con otros sistemas, la necesidad de manejar datos o revisar contenido de documentos, etc. Luego de que conocemos las características del proceso podemos evaluar cuáles son las funciones más relevantes que debe poseer un BPMS para que sea adecuado a las necesidades de su negocio y evaluar según esos criterios los BPMS disponibles en el mercado. Para ello tenemos a su disposición herramientas del tipo DAR que lo ayudaran a realizar un mejor análisis y evaluación.

¿Sólo las empresas grandes pueden adoptar BPM?

Los principios de BPM pueden aplicarse en organizaciones de diversos tamaños, sólo que el enfoque será distinto según las necesidades y características del negocio. Lo más importante en BPM es tener una fuerte orientación hacia la entrega de valor al cliente y procurar tanto que el diseño de los procesos sea coherente con las estrategias organizacionales como que la tecnología esté orientada a facilitar el proceso. Esto también se puede lograr en organizaciones de menor envergadura. Recuerden que la premisa “start small, think big” es decir, empezar por una meta moderada, pero siempre pensando en grande.

¿Cómo empiezo una iniciativa de BPM?

Generalmente para introducir BPM en una organización hay que pensar en un proyecto de varias etapas, o bien en varios proyectos donde el objetivo será crear un área de BPM o Centro de Excelencia que se encargue de gestionar estos proyectos y transformar finalmente esta iniciativa en un programa de Mejora Continua. Para comenzar el proyecto debe enfocarse sólo en algunos procesos previamente seleccionados y sólo en etapas posteriores ampliarse al resto de la organización. Es importante tener en cuenta que BPM es un compromiso a largo plazo donde es importante establecer metas parciales y realistas. Hay que empezar por un área pequeña, pero hay que pensar en grande (“Start small, think big”).

¿BPM es un Proyecto o es un Programa?

Los fundamentos de BPM pueden utilizarse para realizar una iniciativa de mejora puntual en una organización que tenga un principio y un fin, es decir podemos enfocarlo como un Proyecto y generalmente será de esta forma como se introducirá BPM dentro de la organización. Sin embargo, pensando más a largo plazo y considerando que BPM propone la mejora sistemática y continua de los procesos, se recomienda también que luego de implantada BPM se forme un Centro de Excelencia BPM o una Gerencia de Procesos o similar que se encargue de administrar un Programa continuo de mejora.

¿Qué diferencia a BPM de otras disciplinas o enfoques?

BPM se basa en distintas corrientes y enfoques que existen actualmente en el mercado de la Calidad y Mejora de Procesos. Más aún, no pretende reemplazar a ninguno de ellos sino que se sirve de éstos para lograr sus objetivos llevándonos con ello al concepto del “Multimodelo” donde distintos modelos, estándares y metodologías nos van a ser útiles para fines determinados y BPM será el marco que le da sentido a esto procurando que las certificaciones y adopciones de modelos sean las adecuadas para cada tipo de proceso y para las necesidades del negocio. Dicho en términos simples, BPM más que reemplazar a otras disciplinas las abarca y les da un sentido respecto a las estrategias organizacionales.

¿Es mejor primero adquirir una herramienta BPMS o primero levantar los procesos y luego adquirir el BPMS?

Según Bill Gates “la automatización aplicada a una operación eficiente aumenta la eficiencia y la automatización aplicada a una operación ineficiente aumentará la ineficiencia.” Por lo cual es altamente recomendable primero levantar, analizar y mejorar los procesos antes de automatizarlos. Sin embargo, si usted ya adquirió e implementó un BPMS no significa que no pueda volver atrás a las etapas de análisis con el fin de realizar las mejoras necesarias. Aunque empezar por la implementación de la herramienta no es el enfoque más recomendado desde el punto de vista conceptual, éste puede tener algunas ventajas, como que le permitirá tener métricas del proceso desde el comienzo y a partir de ellas medir las mejoras realizadas, además en muchos casos los sistemas BPMS tienen la flexibilidad de permitir realizar cambios de manera bastante ágil, por lo cual si ya compró una herramienta y no tiene las mejoras esperadas, no se desanime, recién ha dado un primer paso en el camino de la mejora continua. Llámenos y le ayudaremos con una estrategia para continuar en esta senda. Si no ha adquirido un BPMS aún, entonces le proponemos que antes haga un diagnóstico inicial para que pueda realizar una inversión más provechosa.

¿Existe una metodología o estándares asociada a BPM?

La disciplina de BPM no posee una metodología propia sino que dependerá del enfoque que le den los expertos en mejora de procesos, de acuerdo a las características y necesidades de su negocio. Lo que sí nos provee BPM es un estándar para modelar procesos, llamado BPMN o Business Process Modelling Notation que actualmente es ampliamente aceptado en la industria.